Cada uno de nosotros, trabajando con archivos de Excel, quiere estar seguro de la seguridad de sus datos. A veces hay situaciones en las que los archivos con nuestra informaci n importante son abiertos por otras personas sin nuestro permiso. En tales casos, es posible que necesitemos saber qui n abri nuestro archivo y cu ndo. En este art culo, veremos algunas formas simples que nos ayudar n a conocer estos datos.
El primer m todo es usar la funci n de seguimiento de cambios en Excel. Para hacer esto, debe abrir el archivo y luego seleccionar el software "seguimiento de cambios" en el men "Herramientas". En la ventana que aparece, puede ver informaci n sobre la fecha, la hora y el nombre de usuario que abri el archivo. Esta funci n es ideal para realizar un seguimiento de los cambios en un archivo, pero no garantiza la protecci n y seguridad completas de los archivos de Excel.
El segundo m todo es el uso de programas especiales que pueden rastrear el acceso a los archivos y registrar informaci n sobre ellos. Por ejemplo, Track Excel puede registrar cada vez que se abre un archivo de Excel, incluido el nombre de usuario, la fecha y la hora de acceso. Esta es una forma m s confiable de rastrear el acceso a sus archivos, pero requiere la instalaci n y configuraci n de software especializado.
La tercera forma es usar" Herramientas de auditor a " en Excel. Con las funciones de auditor a, puede configurar la supervisi n del acceso a los archivos de Excel y generar informes sobre cada apertura. Para hacer esto, debe habilitar la funci n de auditor a en la configuraci n de Excel y luego abrir el archivo sobre el que desea realizar el seguimiento. A continuaci n, podr obtener informes que contengan informaci n sobre cada apertura del archivo, incluido el nombre de usuario y la fecha y hora de acceso.
- Por qu es importante saber qui n abri su archivo de Excel?
- M todo 1: Ver actividades recientes
- M todo 2: Usar la funci n de seguimiento de cambios
- M todo 3: Verificar el historial de acceso
- M todo 4: Uso de programas de terceros
Por qu es importante saber qui n abri su archivo de Excel?
1. Seguridad de datos: Los archivos de Excel a menudo contienen informaci n confidencial e importante, como datos contables, datos personales de clientes o planes estrat gicos. Al saber qui n abri estos archivos, puede determinar si existe una amenaza de acceso no autorizado a la informaci n.
2. Control de versiones: Si trabaja en un equipo y los archivos de Excel se utilizan en flujos de trabajo, es importante saber qui n abri y modific los archivos. Esto le permite monitorear y administrar los cambios, evitando conflictos entre versiones y manteniendo el estado correcto de los datos.
3. Identificar errores y problemas: Modificar archivos de Excel sin la documentaci n adecuada puede provocar errores y resultados incorrectos. Identificar a la persona responsable de los cambios le permite identificar y corregir r pidamente los problemas, minimizando posibles da os y soluciones incorrectas.
4. An lisis de actividad: Saber qui n abri los archivos de Excel puede ser til para analizar la actividad y el rendimiento. Esto puede ayudar a identificar flujos de trabajo efectivos o identificar a los empleados que necesitan capacitaci n o apoyo adicional.
5. Cumplimiento de las reglas y regulaciones: Varias industrias y organizaciones tienen reglas y regulaciones estrictas sobre el acceso y uso de datos. Al saber qui n abri los archivos de Excel, puede garantizar el cumplimiento de estas reglas y evitar posibles problemas y multas.
Como puede ver, saber qui n abri su archivo de Excel puede ser til e importante para varios aspectos de sus operaciones comerciales y seguridad personal. Por lo tanto, se recomienda utilizar las formas disponibles para rastrear y controlar el acceso a los archivos de Excel.
M todo 1: Ver actividades recientes
Para hacer esto, abra el archivo en Excel y vaya a la pesta a "Archivo". A continuaci n, seleccione "Informaci n" y "Ver documentos recientes".
En la ventana que aparece, ver una lista de las acciones recientes realizadas con el archivo. Cada acci n se indicar con el nombre de usuario que realiz la acci n.
Tenga en cuenta que este m todo requiere que la funci n Ver acciones recientes est habilitada en Excel. Si no est habilitado, simplemente puede habilitarlo en la configuraci n de Excel.
Ver acciones recientes le permite obtener informaci n sobre qui n abri el archivo de Excel y qu cambios se realizaron en l. Sin embargo, vale la pena se alar que este m todo no siempre es preciso y no siempre est disponible, especialmente si el archivo se almacena en un servidor compartido o se usa en la red.
M todo 2: Uso de la funci n de seguimiento de cambios
Si necesita saber qui n abri y modific un archivo de Excel, puede usar la funci n de seguimiento de cambios incorporada.
Los pasos para usar esta funcionalidad son los siguientes:
- Abra el archivo de Excel que desea rastrear.
- Haga clic en la pesta a Resumen de la cinta de herramientas.
- En La secci n historial de versiones, haga clic en el bot n Abrir historial de versiones.
- En la ventana que se abre, ver una lista de todas las versiones del archivo. Busque la versi n que le interesa y haga clic en ella.
- En la parte inferior de la ventana se muestra la hora, el autor y una descripci n de los cambios realizados en el archivo.
Es importante tener en cuenta que la funci n de seguimiento de cambios puede no estar disponible en algunos casos o cumplir con ciertas configuraciones de seguridad, por lo que es posible que sus archivos de Excel no sean rastreados.
Con este m todo, podr determinar f cilmente qui n abri y edit el archivo de Excel y cu ndo.
M todo 3: Comprobaci n del historial de acceso
Para comprobar el historial de acceso en Excel, siga estos pasos:
| 1 | Abra el archivo de Excel sobre el que desea conocer la informaci n de acceso. |
| 2 | Seleccione la pesta a Archivo en la barra de herramientas superior. |
| 3 | En el men de la izquierda, seleccione Informaci n o Propiedades, si est disponible. |
| 4 | En la ventana que se abre, busque la secci n Historial de versiones o historial de acceso. |
| 5 | En esta secci n, ver una lista de los usuarios que abrieron el archivo, as como la fecha en que accedieron. |
En algunas versiones de Excel y situaciones espec ficas, esta funci n puede no estar disponible. En tal caso, tal vez sea necesario recurrir a medios alternativos para determinar la informaci n sobre el acceso.
M todo 4: Uso de programas de terceros
Si las herramientas integradas de Excel no proporcionan suficiente informaci n sobre qui n abri el archivo, puede recurrir a programas de terceros que ofrecen funciones avanzadas de seguimiento de las actividades de los usuarios. Aqu hay algunos ejemplos de tales programas:
1. Replicon
Replicon es un software que se especializa en contabilidad del tiempo y gesti n de proyectos. Tiene Una funci n de "auditor a de documentos" que le permite realizar un seguimiento de todos los cambios realizados en los archivos, incluida la informaci n sobre los usuarios que abrieron el archivo. Esta soluci n puede ser til para las empresas que desean controlar el acceso y el uso de archivos no solo en Excel, sino tambi n en otros programas.
2. FileAudit
FileAudit es una herramienta para rastrear las actividades de los usuarios con archivos y carpetas en la red. Proporciona informes detallados sobre qui n, cu ndo y c mo abri , modific o elimin archivos. El programa recopila informaci n de varias Fuentes, incluidos los registros del sistema, y la proporciona de una manera conveniente.
Tenga en cuenta que el uso de programas de terceros puede requerir costos adicionales y tiempo para configurarlos. Tambi n tenga en cuenta que algunos programas pueden violar la privacidad de los datos y requerir el cumplimiento de ciertas regulaciones legales.
Si necesita saber qui n abri el archivo de Excel, puede usar los datos de programas de terceros para obtener m s informaci n sobre la actividad del usuario y mejorar la seguridad de los datos. Sin embargo, antes de usar dichos programas, debe evaluar sus pros y sus contras, as como tener en cuenta los requisitos de su empresa y las restricciones legales.