La distribuci n de documentos en formato Microsoft Word es una de las tareas m s comunes en nuestra era de la tecnolog a de la informaci n. Al mismo tiempo, a menudo hay situaciones en las que es necesario compartir un archivo de Word con otros usuarios. Compartir un documento sin abrirlo a los cambios significa garantizar la seguridad de la informaci n, una especie de protecci n de sus derechos, pero al mismo tiempo hacer el trabajo m s f cil y m s eficiente.
Qu hacer si desea abrir el acceso a un documento de Word para su visualizaci n? A continuaci n, le presentaremos instrucciones simples sobre c mo usar la funci n compartir documentos en Word.
Nota: antes de usar la funci n compartir documentos, aseg rese de que su versi n de Office o Word sea compatible con esta funci n.
- Preparaci n para compartir
- M todo 1: Uso de servicios en la nube
- M todo 2: Enviar un archivo por correo electr nico
- M todo 3: Establecer el acceso al archivo a trav s del uso compartido
Preparaci n para compartir
Antes de comenzar el proceso de compartir un archivo de Word, debe seguir algunos pasos preparatorios:
- Aseg rese de tener instalado Microsoft Word en su computadora. Si no lo hay, puede descargarlo desde el sitio web oficial de Microsoft.
- Abra el documento de Word que desea compartir y verifique su contenido y formato. Aseg rese de que est listo para su distribuci n y que no contenga elementos o informaci n no deseados.
- Si su documento contiene elementos de formato complejos, como gr ficos, tablas o enlaces a otros documentos, aseg rese de que se muestren y funcionen correctamente.
- Si desea restringir el acceso a un archivo para que solo ciertas personas puedan verlo o editarlo, es una buena idea establecer una contrase a en un documento de Word. Esto ayudar a garantizar la seguridad de la informaci n confidencial.
- Si es necesario, realice las ltimas ediciones y cambios en el documento de Word para asegurarse de que est completamente listo para compartir.
M todo 1: Uso de servicios en la nube
- Reg strese en el Servicio en la nube seleccionado si a n no tiene una cuenta.
- Descargue el archivo de Word deseado en su disco en la nube. Por lo general, esto se hace arrastrando el archivo a la carpeta correspondiente o haciendo clic en el bot n "Descargar".
- Despu s de descargar el archivo, b squelo en su almacenamiento en la nube y bralo.
- En la mayor a de los casos, los servicios en la nube tienen la opci n "Compartir" o "Obtener un enlace compartido". Haga clic en l.
- Aparecer una ventana con opciones de compartir. Establezca la configuraci n de privacidad deseada y seleccione el tipo de enlace: p blico o solo por enlace.
- Una vez que haya seleccionado la configuraci n que desea, haga clic en el bot n Compartir o Crear enlace.
- El Servicio en la nube generar un enlace nico a su archivo de Word. Copie este enlace.
- Ahora puede compartir un archivo de Word enviando este enlace a colegas o amigos. Podr n ver o descargar el archivo haciendo clic en el enlace.
Tenga en cuenta que, dependiendo del Servicio en la nube y la configuraci n de privacidad que elija, es posible que otros usuarios solo puedan ver, editar o descargar su archivo de Word.
Nota: Antes de usar los servicios en la nube, aseg rese de que sus archivos contengan solo la informaci n necesaria y no contengan datos confidenciales para evitar el acceso no deseado o la fuga de informaci n.
M todo 2: Enviar el archivo por correo electr nico
Si desea compartir un archivo de Word a trav s del correo electr nico, puede seguir las siguientes instrucciones:
| Medida 1: | Abra el archivo de Word en la aplicaci n Microsoft Word en su computadora. |
| Medida 2: | Haga clic en la pesta a "Archivo" en la esquina superior izquierda de la ventana del programa. |
| Medida 3: | En el men que se abre, seleccione la opci n "Enviar" y luego "correo del destinatario". |
| Medida 4: | Ingrese la direcci n de correo electr nico del destinatario donde desea enviar el archivo de Word. |
| Medida 5: | Agregue el asunto del correo electr nico y los comentarios necesarios al archivo si es necesario. |
| Medida 6: | Haga clic en el bot n "enviar" para enviar el archivo de Word por correo electr nico. |
El destinatario ahora podr abrir y ver su archivo de Word que se envi con xito por correo electr nico.
M todo 3: Establecer el acceso al archivo a trav s del uso compartido
Si desea compartir un archivo de Word con otros usuarios, puede usar la funci n compartir en el sistema. Este m todo le permite limitar el nivel de acceso y controlar qui n puede ver, editar o comentar un archivo.
Para configurar el uso compartido de archivos de Word, siga estos pasos:
| 1 | Abra el archivo de Word que desea compartir. |
| 2 | Haga clic en la pesta a "Archivo" en la esquina superior izquierda de la pantalla. |
| 3 | Seleccione "Guardar como" en el men desplegable. |
| 4 | En la ventana que se abre, seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo. |
| 5 | Haga clic en el bot n Editar junto al campo Destino. |
| 6 | Ingrese las direcciones de correo electr nico de los usuarios a los que desea compartir el archivo. Tambi n puede seleccionar el nivel de acceso: solo ver, Editar o Comentar. |
| 7 | Haga clic en el bot n "Enviar" para establecer el uso compartido. |
Los usuarios seleccionados ahora recibir n una invitaci n para acceder al archivo de Word por correo electr nico. Podr n ver, editar o comentar el archivo seg n el nivel de acceso que haya asignado.
Tenga en cuenta que debe tener cuidado al usar la funci n de uso compartido y solo otorgar acceso a usuarios de confianza. Tambi n revise regularmente la lista de usuarios a los que ha otorgado acceso y revierta el acceso a aquellos que ya no lo necesitan.