Microsoft Excel es uno de los programas de hoja de c lculo m s populares. A veces es necesario cambiar el rea de impresi n de un documento para imprimir solo los datos necesarios. En este art culo, veremos c mo cambiar el rea de impresi n en Excel y qu caracter sticas ofrece esta funci n.
Cuando abre un documento en Excel, est configurado de forma predeterminada para imprimir toda la tabla. Sin embargo, en la mayor a de los casos, es posible que solo necesite imprimir una parte de los datos para ahorrar papel, tiempo y dinero. Si necesita cambiar el rea de impresi n para imprimir solo celdas o rangos espec ficos, Excel proporciona herramientas simples y f ciles de usar para esta tarea.
Paso 1: Abra el documento en Microsoft Excel y resalte las celdas que desea incluir en el rea de impresi n. Puede seleccionar varias celdas adyacentes a la vez presionando y manteniendo presionada la tecla May s.
Una vez que haya seleccionado las celdas que desea, puede definir el rea de impresi n con el comando Imprimir. Haga clic en la pesta a Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla y seleccione Imprimir. En el men desplegable, busque y seleccione "Establecer rea de impresi n".
En el cuadro de di logo Establecer rea de impresi n que se abre, ver el rango de celdas seleccionado y las opciones disponibles. Puede establecer la escala de impresi n, agregar encabezados y pie de p gina, y seleccionar otras opciones avanzadas. Una vez que haya configurado todas las opciones necesarias, haga clic en aceptar para aplicar los cambios.
Ahora puede estar seguro de que cuando imprima un documento en Excel, solo usar el rea seleccionada, lo que le ayudar a ahorrar recursos y obtener los datos que necesita en papel. Especificar el rea de impresi n en Excel es una funci n sencilla y til para optimizar el proceso de impresi n y facilitar el trabajo con hojas de c lculo.
- Paso 1. Abrir un documento en Excel
- Paso 2. Seleccionar el rea de impresi n deseada
- Paso 3. Cambiar el Tama o del rea de impresi n
- Paso 4. Vista previa del rea de impresi n
- Paso 5. Ajuste de la escala para imprimir
- Paso 6. Establecer la orientaci n de la p gina
Paso 1. Abrir un documento en Excel
El primer paso para cambiar el rea de impresi n en Excel es abrir el documento deseado. Hay varias maneras de hacerlo:
1. Ejecutar el programa Excel
Para abrir el programa Excel, puede usar un acceso directo en el Escritorio o encontrarlo en el men Inicio. Despu s de iniciar el programa, ver un libro de trabajo en blanco.
2. Seleccione el documento que desee en la lista Reciente o Abrir
Si ha trabajado con un documento anteriormente, puede encontrarlo en la lista Recientes. Para ello, basta con hacer clic en el nombre del archivo deseado, y el programa Excel lo abrir para usted. Si desea abrir otro documento, haga clic en el bot n "Abrir" y selecci nelo de la lista de archivos o b squelo en su computadora.
3. Arrastre el documento al programa Excel
Otra forma de abrir el documento deseado es arrastrarlo desde el explorador de archivos directamente al programa Excel. Para hacer esto, abra el explorador de archivos, busque el archivo deseado y arrastre su icono a la ventana del programa Excel. El documento se abrir autom ticamente.
Despu s de abrir el documento en Excel, puede cambiar el rea de impresi n siguiendo los pasos siguientes.
Paso 2. Seleccionar el rea de impresi n deseada
Una vez que haya abierto el programa Excel y haya seleccionado la tabla deseada, debe definir el rea que desea imprimir. En Excel, hay varias formas de seleccionar un rea:
- Selecci n de celdas con el mouse: desplace el cursor sobre la celda deseada, mantenga presionado el bot n izquierdo del mouse y desplace la selecci n sobre las celdas deseadas.
- Especificar un rea manualmente: puede especificar un rango de celdas ingres ndolo en el campo rea de selecci n en la parte superior del programa.
- Uso del comando Seleccionar todo: seleccione el comando Seleccionar todo en la secci n Trabajar con selecci n en la cinta del men .
Es posible que tambi n necesite cambiar la escala de impresi n. Para ello, puede utilizar los comandos de zoom que se encuentran junto a los comandos de selecci n de rea de impresi n.
Despu s de seleccionar el rea de impresi n y establecer la escala necesaria, puede pasar al siguiente paso: configurar las opciones de impresi n.
Paso 3. Cambiar el Tama o del rea de impresi n
Una vez que haya seleccionado las hojas que desea imprimir y haya editado el orden de las p ginas, proceda a cambiar el Tama o del rea de impresi n.
1. Seleccione el rea que desea cambiar haciendo clic en la celda y, a continuaci n, mantenga presionado el bot n izquierdo del mouse para seleccionar las celdas deseadas.
2. Haga clic en la pesta a Dise o de p gina y seleccione rea de impresi n en configuraci n de p gina.
Nota: Si la pesta a "marcado de p gina" no est en su Excel, haga clic con el bot n derecho en el nombre de las pesta as y seleccione "Personalizar la cinta". Marque la casilla junto a la pesta a Marcado de p gina y haga clic en aceptar.
3. En el men que aparece, seleccione Aumentar/disminuir Tama o e ingrese los valores deseados para el ancho y la altura del rea de impresi n.
Sugerencia: si desea conservar las proporciones del rea de impresi n, marque la casilla junto a la opci n "Guardar proporciones".
4. Despu s de realizar los cambios, haga clic en aceptar para aplicar las nuevas dimensiones del rea de impresi n.
Ahora ya sabe c mo cambiar el Tama o del rea de impresi n en Excel. Esto puede ser til si solo necesita imprimir una parte espec fica de su hoja de c lculo, o viceversa, necesita reducir el Tama o del rea de impresi n para reducir el n mero de p ginas al imprimir.
Paso 4. Vista previa del rea de impresi n
Una vez que haya configurado el rea de impresi n en Excel, se recomienda realizar una vista previa para asegurarse de que ha seleccionado los datos que desea imprimir.
Para abrir la vista previa, debe hacer clic en la pesta a "vista Previa" en la parte superior de la pantalla.
En la vista previa, podr ver c mo se ver la p gina cuando se imprima. Puede desplazarse por las p ginas para asegurarse de que todos los datos est n en el rea correcta y que no est n fuera de la p gina.
Si encuentra que algunos datos no caben en la p gina o est n fuera de ella, puede volver a los pasos anteriores y ajustar el rea de impresi n nuevamente.
Adem s, en la vista previa, podr cambiar algunas configuraciones de p gina, como la orientaci n de la p gina (horizontal o vertical), la escala de datos y la configuraci n de m rgenes.
Una vez que est seguro de que el rea de impresi n est configurada correctamente, puede continuar con la impresi n de datos o guardar el archivo para imprimir m s tarde.
Paso 5. Ajuste de la escala para imprimir
Una vez que haya seleccionado el rea deseada para imprimir, puede ajustar la escala para incluir todos los datos en la hoja al imprimir.
En Microsoft Excel, hay varias formas de configurar la escala para imprimir:
- Use el bot n Zoom en la barra de herramientas vista previa. Haga clic en el bot n y seleccione la escala deseada de la lista desplegable.
- Use el bot n Zoom en la barra de herramientas Dise o de p gina. Haga clic en el bot n y seleccione la escala deseada de la lista desplegable.
- Use el comando Escala en el men Archivo. Seleccione Configuraci n de p gina, luego haga clic en la pesta a Escala y establezca el valor deseado en el campo Escala.
Una vez que establezca la escala, vea el rea de impresi n en vista Previa para asegurarse de que todos los datos de la hoja se incluyan al imprimir.
Tenga en cuenta que las diferentes escalas pueden tener diferentes efectos en la apariencia y la facilidad de presentaci n de los datos cuando se imprimen. Por lo tanto, es una buena idea experimentar con diferentes valores de escala para encontrar el m s adecuado para su impresi n.
Paso 6. Establecer la orientaci n de la p gina
La orientaci n de la p gina en Excel determina c mo se colocar la informaci n en la p gina cuando se imprima. Puede elegir dos opciones de orientaci n: lbum y libro.
La orientaci n horizontal supone que las p ginas se imprimir n horizontalmente. Esto puede ser til si tiene tablas o gr ficos grandes en su hoja de trabajo.
La orientaci n vertical, por el contrario, implica la impresi n de p ginas en posici n vertical. Es m s adecuado para documentos de texto donde la informaci n est organizada en columnas.
Para establecer la orientaci n de la p gina en Excel, necesita:
- Seleccione las hojas que desee o utilice el atajo de teclado Ctrl+A para seleccionar toda la tabla;
- Abrir la pesta a Dise o de p gina en el panel superior;
- En la secci n "Orientaci n", seleccione la opci n deseada:" Horizontal "o"vertical".
Despu s de completar estos pasos, la orientaci n de la p gina en Excel se ajustar a su elecci n. Antes de imprimir, se recomienda revisar el dise o de la p gina para asegurarse de que la informaci n se muestra correctamente.
Nota: Si solo necesita cambiar la orientaci n de una hoja, resalte esa hoja antes de seguir los pasos 2-3.